Approvo:

Presidente della ONG “VIA DELLA PACE”

Zhavoronkov M.M.

Protocollo n. 3

Riunione del Consiglio della ONG “VIA DELLA PACE”

dal « 28 » Settembre 2022

Posizione

sul sostegno e l’attuazione dei progetti

1. Terminologia e definizioni

Un progetto è un’idea (compito, obiettivo / obiettivo) e i mezzi necessari per la sua implementazione al fine di raggiungere il risultato economico, tecnico, tecnologico o organizzativo desiderato. Nell’ambito del progetto comprendere il complesso di ricerca, progettazione, misure socio-economiche, organizzative, economiche e di altro tipo che sono dotate delle risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi pertinenti per un certo periodo.

La gestione del progetto è il processo di gestione di un team, risorse di progetto utilizzando metodi e tecniche speciali per raggiungere con successo il tuo obiettivo.

I principi di base della gestione del progetto sono: l’intera attenzione, la coerenza, la complessità, la sicurezza, la priorità, la sicurezza economica delle attività pianificate.

Il ciclo di vita di un progetto è il tempo che intercorre tra il momento della sua concezione e il momento della piena realizzazione. Il momento del piano in questo caso è la presentazione dell’idea del progetto alla leadership della ONG “WAY OF PEACE” (Organizzazione Pubblica). Il momento della piena attuazione, rispettivamente, è la sottoscrizione dell’Atto di lavoro svolto e/o dei servizi previsti per il progetto e la predisposizione e accettazione della documentazione di rendicontazione da parte di donatori, partner e/o della leadership dell’Ente Pubblico”.

Le principali funzioni di project management, che sono finalizzate alla gestione degli obiettivi, sono: presentazione dell’idea, preparazione della documentazione di progetto, gestione di: risorse, ambito di lavoro o / e fornitura di servizi, qualità, costi, tempo, preparazione della documentazione di reporting sul progetto.

Ulteriori funzioni che hanno lo scopo di gestire determinati oggetti sono: gestione del personale o delle risorse umane, gestione della comunicazione o della comunicazione delle informazioni, gestione dei contratti e del supporto al progetto, gestione del rischio, gestione dell’integrazione del progetto.

gestione del personale o delle risorse umane. Il progetto ha una serie di responsabilità legate alla selezione del personale, alla distribuzione delle responsabilità, all’organizzazione di un efficace lavoro di squadra, alla pianificazione e al controllo del suo lavoro. Pertanto, questa funzione include la direzione e il coordinamento delle attività delle persone coinvolte nel progetto;
la gestione delle comunicazioni o delle comunicazioni informative comporta l’accumulo di informazioni che vengono scambiate dai membri del team di progetto, dalla direzione e che contribuiscono al completamento con successo del progetto;
gestione dei contratti e supporto al progetto – prevede la selezione, la negoziazione e la firma degli ordini, il controllo sulla fornitura di risorse materiali e tecniche, garantendo l’uso mirato dei fondi di progetto.

Un team di progetto è una struttura organizzativa specifica guidata da un project manager. Viene creato per il periodo del progetto e il compito di implementare le funzioni di gestione del progetto. La composizione del team dipende dalle caratteristiche del progetto, vale a dire dalla sua scala, complessità.

I materiali di progetto sono un insieme di documenti contenenti una descrizione e una giustificazione del progetto. I partecipanti al project management sono il project manager e i partecipanti (membri dell’Ente Pubblico), che sono obbligati a svolgere alcune delle azioni previste dal progetto e i cui interessi saranno coinvolti nella realizzazione del progetto.

Il piano di progetto è un elenco di opere che indicano i termini, gli esecutori, i risultati che portano alla ricezione di una serie di indicatori delineati dal piano di progetto.

I principi di base della gestione del progetto sono:

targeting, che si esprime nell’orientamento target del progetto per garantire gli obiettivi finali del progetto e il rispetto delle priorità dell’Organizzazione Pubblica;
trasparenza e responsabilità, che si esprime nell’informare tempestivamente la leadership dell’Organizzazione Pubblica sullo stato di avanzamento dell’attuazione e dell’attuazione del progetto, anche su richiesta della direzione dell’Organizzazione Pubblica. La trasparenza prevede la possibilità di monitorare lo stato di avanzamento del progetto e riferire sul progetto.

2. Funzioni di project management:

presentazione dell’idea progettuale;
pianificare le attività del progetto, compresa la compilazione del modulo di domanda del donatore con successiva correzione, tenendo conto dei commenti ricevuti dalla direzione delle ONG, dai partner e dai donatori;
organizzazione del lavoro sul progetto;
coordinamento e regolamentazione dei processi di sviluppo e implementazione dei progetti;
attivare e stimolare il raggiungimento dell’obiettivo del progetto delle attività del team;
contabilità, controllo e analisi dello stato di avanzamento dello sviluppo e dell’attuazione del progetto;
la composizione delle funzioni e dei poteri del project manager è determinata dal presente regolamento;
il project manager e il team eseguono attività di progetto;
coordinare il lavoro durante tutto il ciclo del progetto fino al raggiungimento degli obiettivi e dei risultati, nel rispetto delle scadenze, del budget e della qualità stabiliti.

3. Funzioni di project manager

Il project manager svolge le seguenti funzioni:

pianificazione, controllo e coordinamento del lavoro di tutti i partecipanti al progetto;
partecipazione diretta allo sviluppo del progetto;
competenza legale del progetto;
informare sulla necessità di adottare misure per apportare modifiche all’attuazione delle condizioni per l’attuazione del progetto (se necessario);
prepara progetti di documenti amministrativi o di altro tipo sull’attuazione delle condizioni per l’attuazione del progetto;
approva (visti) progetti di accordi volti ad adempiere agli obblighi contrattuali, assicura la tutela dei diritti di proprietà e dei legittimi interessi dell’Organizzazione Pubblica;
analizza i materiali ricevuti durante l’implementazione del progetto;
svolge attività relative all’aumento del livello di informazione dei dipendenti e dei partecipanti al progetto;
informa sulle modifiche e le aggiunte al progetto, si consulta sull’attuazione delle condizioni per l’attuazione del progetto;
contribuisce all’adozione tempestiva di misure per eliminare le violazioni;
amministra il database della documentazione di progetto;
assicura la formazione, la pubblicazione e la manutenzione aggiornata dei materiali che sono di competenza per attuare l’attuazione delle condizioni di progetto sul portale interno e sul sito esterno;
analizza e prevede i processi per l’implementazione del progetto;
informa i membri dell’Organizzazione Pubblica sulle attività in corso all’interno del progetto in modalità “tempo reale” con l’ausilio di risorse informative dell’Ente Pubblico in accordo con la guida dell’Organizzazione Pubblica;
sviluppa proposte di attività finalizzate all’interazione con le organizzazioni interessate a partecipare al progetto;
analizza e prevede lo sviluppo del progetto, riassume i processi più rilevanti;
assicura il funzionamento del sistema di monitoraggio costante;
fornisce e implementa proposte per attrarre risorse aggiuntive partecipando a programmi di sovvenzioni di organizzazioni e fondazioni internazionali;
fornisce consulenze e chiarimenti su questioni relative al progetto.

4. Contabilità, controllo dello sviluppo e dell’implementazione del progetto.

Se necessario, viene aperto un account separato per un progetto separato.
La persona responsabile (project manager) distribuisce i fondi raccolti per il progetto. Il controllo finanziario sull’uso previsto dei fondi dell’Organizzazione pubblica viene effettuato in conformità con i requisiti per le organizzazioni senza scopo di lucro.
I calcoli o gli investimenti al progetto sono preliminarmente concordati con la direzione dell’ORGANIZZAZIONE PUBBLICA e sono suddivisi nell’intero periodo di adempimento delle condizioni per l’attuazione del progetto secondo il programma di attuazione del progetto.
Durante l’intero periodo di esecuzione dei lavori e/o fornitura di servizi nell’ambito del contratto (realizzazione dei lavori, realizzazione del progetto), la persona responsabile controlla l’adempimento delle condizioni stipulate dal contratto, prepara certificati in corso sullo stato dei lavori sotto contratto e il loro sostegno finanziario e presenta la documentazione di rendicontazione al Presidente dell’Organizzazione Pubblica, il Capo Contabile in merito ai fondi spesi nell’ambito dell’accordo (contratto) all’interno del progetto.

5.Il supporto per l’esecuzione del lavoro nell’ambito del contratto viene effettuato in tutte le fasi dal project manager:

svolge supporto organizzativo e metodologico per lo svolgimento del lavoro:
durante l’intero periodo di esecuzione dei lavori previsti dal contratto, monitora i termini e la qualità del lavoro effettuando controlli della loro conformità ai requisiti, l’elenco delle fasi obbligatorie del lavoro, nonché le scadenze per la presentazione dei materiali di segnalazione;
organizza l’accettazione di ogni fase del lavoro prevista dal piano di calendario per l’esecuzione dei lavori previsti dal contratto. Se necessario, prepara certificati correnti sullo stato dei lavori nell’ambito di contratti e sul loro finanziamento.
prepara proposte e conclusioni sull’attuazione dei risultati del lavoro e sulla sua fattibilità ed è responsabile della documentazione di rendicontazione sul progetto

6. Requisiti alla documentazione per l’accettazione dei lavori eseguiti e/o dei servizi forniti.

6.1 I materiali di rendicontazione devono contenere informazioni complete sull’attuazione del progetto ed essere presentati in una cartella separata. Atti di accettazione, altri documenti di segnalazione – in duplice copia. Una copia del rapporto dopo l’approvazione viene trasferita al contraente, la seconda viene memorizzata in conformità con i termini del progetto.

6.2 Il rapporto e la documentazione devono essere presentati in forma stampata e su supporto magnetico. Tutti i documenti sono redatti nella lingua di stato e in altre lingue in conformità con i requisiti del progetto.

6.3 I documenti di rendicontazione intermedia sul progetto sono esaminati dal Presidente dell’Organizzazione Pubblica e dal Capo Contabile.

7. Consegna e accettazione dei risultati dei lavori completati e / o dei servizi forniti e della loro attuazione.

7.1 Il Contratto si intende chiuso dalla data di approvazione dell’atto di accettazione dei risultati dei lavori e/o dei servizi resi e dopo l’adempimento degli obblighi finanziari e la fornitura da parte del Contraente di documenti finanziari rendicontanti e di una Relazione sostanziale sul progetto.

7.2 Il Presidente dell’ENTE PUBBLICO vigila sull’attuazione del progetto.

Regolamenti sul sostegno e l’attuazione dei progetti